浅析大数据时代下档案管理人才应具备的能力

浅析大数据时代下档案管理人才应具备的能力 陈爱华 (东莞市技师学院;广东东莞市 523112) 摘 要 : 大数据时代的来......

作者:陈爱华 文章来源:未知 日期:2021-03-08

浅析大数据时代下档案管理人才应具备的能力 
陈爱华
(东莞市技师学院;广东东莞市  523112)
   : 大数据时代的来临,为档案管理提高质量增效,创造了良好的载体平台和技术工具,促进档案管理信息的发展。档案管理者可以基于数据时代的多种方式来依托,这是以大数据为基础的便利所在,管理期间不但应具备较高的信息素养水平,扎实的知识储备以及较强的综合应用能力,还应发挥核心才能,不断培养自身自主学习与协调沟通能力。由此看出,档案数据管理期间引入大数据技术,可以保证高效性与便捷性。
关键词 大数据时代 ; 档案管理 ; 能力
 
大数据表明,信息的需求增加,信息的管理也出现了更多,相关信息的管理者也应具备较高的信息处理水平。先进的档案管理方式应遵循时代的发展特征,根据具体工作要求,在日常管理过程中有效引入大数据技术,而大数据技术则是基于现有的档案管理。
一、大数据时代下档案管理工作现状
在大数据时代的背景下,要想跟上时代的脚步,档案管理人员应创新管理模式,改变以往的管理理念,以更好的适应时代的发展需求。大数据应用现状下,档案管理工作存在较多机遇与挑战,其中最为关键的则是档案信息的安全管理问题,档案信息保密效果差,且管理人员的综合素质水平较低,需要不断学习适应大数据时代的背景。据了解,虽然在大数据时代但是大部分档案管理人员依然使用传统的档案管理方式,对大数据时代下的档案管理技术还不够熟悉,业务学习水平还没有达到,尤其是对计算机技术的掌握还不够深刻[1]。以往传统的档案管理工作中,工作人员接受新事物的速度较慢,档案管理工作无法紧跟时代发展潮流,档案资源也得不到充分合理应用。但是对于大数据时代,带给档案管理人员的既有机挑战也有机遇,大数据时代给档案管理工作带来了很多的是便利。
1、大数据时代下可以减少档案毁损风险。
纸质材料属于传统档案管理工作的主要介质与载体,但纸质材料的抗风险能力较差,要求较高的储存环境,很容易出现差错。因此,一旦档案保存地区出现特殊情况,纸质材料很容易受到影响,最坏的结果可能会导致档案的缺失和损害。由于纸质档案受环境因素的影响,长时间保存时,文档资料也会出现字迹不清问题,无法清晰辨别纸质文字,降低了档案的应用效果。光碟等其他电子数据保存方式来保存档案也可能会因为环境和时间的变化导致信息的缺失,造成经济财产上的损失。而在大数据时代,档案管理工作在互联网中进行管理,会大大减少传统保存方式带来的隐患。为了避免发生上述问题,档案管理期间应有效引入大数据技术,提升档案保存质量,降低存放空间,延长保存时间[2]
2、大数据时代下可以降低档案管理的成本
在大数据时代下,档案管理不仅可以实现高效的储存,还可以大大降低档案管理的成本。首先,从某种角度来看,可以降低经济成本。传统光碟管理与纸质管理模式对存储环境与运营资金的要求较高,在经过一段时间存储后,工作人员还应及时处理与修复,耗费大量的人力、物力及财力资源。而在档案保存与管理过程中引入大数据技术,可以降低档案信息的存储成本,保证维护效果。除此之外,大数据的应用还可以节省空间成本,以往光碟管理与纸质管理过程中,档案资料需要一定的存储空间,部分档案管理集中场甚至需要为档案存储工作合理安排孔家,增大了工作量。而在档案数据管理期间引入大数据技术,可以有效减少信息载体的存储空间,提高资料容量。
3、大数据时代下可以提高有价值档案挖掘效率
档案管理工作中引入大数据技术可以有效提升档案的挖掘价值,保证了档案管理效率。通过引入大数据存储模式,档案数据采用分布存储方法,消除了传统档案管理工作的弊端,尤其在档案资料应用期间引入大数据以及云计算等技术,可以帮助管理人员在海量档案资源中挖掘价值水平较高的档案信息,节省了搜索时间,提高了工作效率,由根本上提高了档案资料的使用价值。
4、大数据时代下可以实现档案资源共享
引入大数据技术,可以保证档案资料的共享效果。档案资源管理期间引入先进大数据技术,可以整合不同区域、不同领域的档案信息,利用互联网技术实现资源共享,为档案信息管理工作提供新的发展平台[3]。在面对大量档案数据时,为了找出价值较高的信息,档案管理人员应建立数据库系统,切实提高档案资料的应用价值。
二、档案管理人员需要具备的素质
档案管理工作中最为关键的因素便是“人才”,也是做好档案工作的主要动力源泉。随着信息技术的发展,档案管理工作环境及对人才的需求均发生了较大变化。
根据现代社会的发展需求,为了保证档案管理工作的顺利开展,工作人员应有效掌握大数据的应用方法,不但应学习专业的档案管理基础知识,还应掌握云计算等信息技术,提高应用实践、自主学习以及沟通协调等方面的能力。具体来讲,大数据时代档案管理人才应该具有更抢的学习能力和素养来适应时代发展的需要,具体表现在:
1、良好的道德品质,较高的信息素养。
档案信息管理是个包罗万象的专业,档案管理人员需要具备良好的道德品质,时刻严格规范自己的言行举止,严格按照相关规定进行,不得向外泄露档案信息,严格遵循保密制度。
信息是现代社会的宝贵资源,大数据时代的到来更是使得档案的信息量逐渐爆发式增加。档案管理工作的运行环境也变得更为复杂,增大了档案资料信息的获取难度。尤其档案信息管理人员,不但属于信息的管理者,还属于信息的使用者。档案管理工作中,工作人员应正确认识与把握档案信息的性质与基本特征,全面分析用户的基本信息需求,以有效甄别、评估档案材料的基本价值,在此基础上深加工档案信息,完成传递与重组工作。为了在海量的档案信息中,准确发现符合用户需求,且有价值的档案资料,最大程度的满足用户的档案信息需求,管理人员应具备高水平的管理水平与信息素养,全方位学习档案信息管理知识,掌握更多先进技术模式,提高自身综合素质。
2、过硬的业务水平
档案管理人员的业务能力主要体现于两方面,一是可以熟练处理各种档案信息资料,信息应用水平高;二是具备良好的信息应用意识。
不同于其他专业,档案学专业基础知识更具独立性,具有完善的知识体系,专业性更强。大数据时代下,为了保证档案管理工作的顺利进行,工作人员不但应系统掌握档案管理模式与信息技术,还应形成独立研究的精神,不断创新档案管理方法。具体而言,大数据时代下,新型档案管理人才应熟练掌握以下几方面知识:了解国内外档案管理的成就与前沿知识;掌握档案学基本理论;档案基本理论知识;档案实际操作技能与知识;档案工作相关的政策、法律法规及方针等。
3、 较强的信息处理能力
大数据时代还要求档案管理人员具有较强的信息处理能力,要求档案管理人员能够对档案信息进行收集、判别以及发掘价值的能力。
信息收集能力不但要求档案管理人员充分收集相关信息,甄别价值信息,还应在此基础上归档信息类别,利用更为现代化的模式完成信息归集工作。比如工作人员应利用计算机技术整合档案资料及信息,完善管理系统。
档案信息甄别能力主要指的是应该仔细分析档案信息资源,以理性眼光科学判断档案的价值信息,做好归档整理工作。档案管理人员还应充分挖掘信息价值这要求工作人员十分熟悉信息材料,对资源敏感性较高,在科学挖掘档案价值的基础上,科学评估,并根据不同用户的需求,提供价值型的档案信息,保证管理效果。
4、爱岗敬业的精神
不同于其他工作岗位人员,档案管理人员只可以在背后默默无闻的工作,但也应爱岗敬业,做到尽职尽责,在其位谋其政。档案管理人员应发自内心热爱自己的岗位,时刻保持服务用户的精神,真正根据用户的实际需求整理档案资料,在肯定中激发工作积极性。同时,档案管理人员也应具备较强的荣誉感与责任感,为工作负责,提高管理质量。
5、良好的服务意识和进取心。
档案管理工作内容单一,整体较为乏味,但可以为档案需求人员带来更多价值信息。在实际工作中,档案管理人员应时刻具备良好的服务意识,切实体会用户的基本需求,在解决疑惑的基础上,为其提供更多有价值的信息。在档案服务过程中,管理人员应与用户和谐沟通交流,针对谈话内容抓住信息需求点,在快速整合档案信息的基础上,增强用户的体验感。为了保证服务的针对性与高效性,档案管理人员还应根据社会及时代的发展方向,丰富自身知识体系,不断学习,始终保持上进心,在工作中不断规范调整自身学习行为,全方位提高档案业务的管理水平[4]
三、大数据时代档案管理人才能力提升的重要性
随着社会的快速发展,社会逐渐进入大数据时代,为档案管理工作带来了全新的发展模式,但也存在更多亟待解决的问题,情况更为复杂多变。作为档案管理人员,应熟练应用各种大数据技术,真正改变当前的档案管理现状。具体管理过程中,管理人员应重视档案信息的安全性,积极培养高素质水平的高端管理人才。同时,还应不断拓展档案管理的知识领域,引入科学管理理念,确保公民使用档案信息的基本权利,全面发挥档案资源的社会功能价值。
大数据时代下,档案管理工作开展的关键在于培育更多的新型档案管理人才,做好保护与开发创新工作。管理人员需要不断拓宽档案管理工作的内容及领域,丰富完善档案实践信息,在此基础上切实解决档案管理工作中存在的现实问题,推进档案管理事业的稳定健康发展。由此可见,档案管理工作为了更好的满足时代的发展需求,应充分重视人才的培养工作,并给予更多资源支持。
 
大数据发展背景下,档案管理人员应掌握更多的信息技术处理能力,始终保持上进心,做到爱岗敬业,不断保持进步,在做好分内之事的基础上,为他人提供更为优质的档案服务内容。实际工作中,管理人员还应具备强烈的荣誉感与责任感,提供更具价值的档案信息,并在工作与学习中不断进步。
参考文献:
[1] 王洪涛.大数据时代背景下的档案管理研究[A].“决策论坛——企业管理模式创新学术研讨会”论文集(上)[C].2017
[2] 佟永利.简析大数据时代背景下的档案管理工作[J].科技风.2019(12).218.
[3] 彭峻松.大数据时代背景下的档案管理探讨[J].科技资讯.2019(20).253-254.
[4] 王鑫颖.浅析新时期档案信息化人才培养[J].人才资源开发.2017(04).135.
作者简介:陈爱华(1983-);女(汉族);广东东莞市人;本科;助理馆员;研究方向:档案数据管理。

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